Mitarbeiter motivieren: Was Führungskräfte beeinflussen können – und was nicht

Wie motiviere ich meine Mitarbeiter?

Die Frage klingt zunächst logisch. Sie enthält aber bereits ein Problem: Eine Führungskraft kann Motivation nicht einfach wie einen Schalter einschalten.

Menschen bringen unterschiedliche Bedürfnisse, Erwartungen, Erfahrungen und persönliche Ziele mit zur Arbeit. Was den einen Mitarbeiter antreibt, kann dem nächsten völlig egal sein.

Führungskräfte haben trotzdem erheblichen Einfluss. Sie schaffen Rahmenbedingungen, geben Orientierung, übertragen Verantwortung, geben Feedback und prägen die tägliche Zusammenarbeit.

Die sinnvollere Frage lautet deshalb nicht: Wie motiviere ich jeden Mitarbeiter?

Sondern: Was kann ich als Führungskraft tun, damit Motivation nicht unnötig behindert wird und Mitarbeiter gute Voraussetzungen haben, Verantwortung und Leistung zu zeigen?

Motivation ist individuell

Es gibt nicht den einen Motivationshebel für alle Mitarbeiter.

Ein Mitarbeiter möchte möglichst viel Entscheidungsspielraum. Ein anderer fühlt sich wohler, wenn Ziele, Prioritäten und Abläufe sehr klar definiert sind.

Eine Mitarbeiterin möchte sich fachlich weiterentwickeln. Ein anderer Kollege legt gerade größeren Wert auf Stabilität und planbare Arbeit.

Das ist kein Widerspruch.

Menschen unterscheiden sich – und genau deshalb stößt Führung an Grenzen, wenn ein Motivationsmodell zum allgemeingültigen Rezept erklärt wird.

Kann eine Führungskraft Mitarbeiter überhaupt motivieren?

Nur begrenzt – zumindest dann, wenn unter Motivation verstanden wird, bei einem anderen Menschen auf Knopfdruck inneren Antrieb zu erzeugen.

Eine Führungskraft kann keine Begeisterung garantieren.

Sie kann aber sehr wohl beeinflussen, unter welchen Bedingungen jemand arbeitet.

Dazu gehören beispielsweise:

• Klarheit über Aufgaben und Erwartungen,
• sinnvoller Entscheidungsspielraum,
• nachvollziehbare Entscheidungen,
• Anerkennung,
• Feedback,
• Entwicklungsmöglichkeiten,
• Arbeitsorganisation,
• Zusammenarbeit im Team,
• Vertrauen,
• Verlässlichkeit der Führungskraft.

Führung beeinflusst damit Motivation, ohne sie vollständig kontrollieren zu können.

Der erste Schritt: Fragen statt vermuten

Führungskräfte versuchen häufig zu erraten, was ihre Mitarbeiter motiviert.

Dann werden Benefits eingeführt, neue Ziele formuliert oder bestimmte Motivationsmodelle angewendet.

Dabei steht eine deutlich einfachere Möglichkeit zur Verfügung: mit dem Mitarbeiter sprechen.

Die Antwort darauf ist keine Bestellung, die eine Führungskraft anschließend vollständig erfüllen muss.

Sie liefert aber Informationen.

Vielleicht fehlt Entscheidungsspielraum. Vielleicht sind Prioritäten unklar. Vielleicht fehlen Informationen. Vielleicht fühlt sich der Mitarbeiter fachlich unterfordert. Vielleicht gibt es einen Konflikt. Vielleicht erwartet die Führungskraft etwas, das nie klar ausgesprochen wurde. Oder die Ursache liegt außerhalb dessen, was die Führungskraft beeinflussen kann.

Ohne Gespräch bleibt vieles davon Spekulation.

Mitarbeitergespräche richtig führen →

Motivation oder Demotivation: Das ist nicht dasselbe

Bei einem vermeintlich unmotivierten Mitarbeiter lohnt sich zunächst die Frage, ob tatsächlich Motivation fehlt oder ob etwas aktiv demotiviert.

Ein Mitarbeiter kann grundsätzlich leistungsbereit sein und trotzdem irgendwann resignieren, wenn beispielsweise:

• Prioritäten ständig wechseln,
• Entscheidungen nicht nachvollziehbar sind,
• Verantwortung übertragen und anschließend wieder entzogen wird,
• gute Arbeit dauerhaft unbeachtet bleibt,
• Konflikte im Team nicht geklärt werden,
• zugesagte Unterstützung ausbleibt,
• Ziele widersprüchlich sind.

Dann ist ein Motivationsgespräch möglicherweise gar nicht der richtige erste Schritt.

Zunächst muss geklärt werden, was die bestehende Motivation behindert.

Die Beziehung zur Führungskraft spielt eine Rolle

Führung findet zwischen Menschen statt.

Deshalb beeinflusst die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter auch die tägliche Zusammenarbeit.

Vertrauen, Sympathie, Verlässlichkeit und Respekt können nicht per Organigramm angeordnet werden. Sie entstehen aus Erfahrungen miteinander.

Das bedeutet nicht, dass Mitarbeiter ihre Führungskraft mögen müssen oder Führung nur funktioniert, wenn alle persönlich hervorragend miteinander auskommen.

Es bedeutet aber, dass Führung schwieriger wird, wenn Mitarbeiter Aussagen, Entscheidungen oder Zusagen ihrer Führungskraft grundsätzlich nicht mehr vertrauen.

Gerade bei Motivation wird deshalb häufig zu schnell über zusätzliche Maßnahmen gesprochen, obwohl die tägliche Führungsbeziehung selbst geprüft werden sollte.

7 Dinge, die Führungskräfte konkret beeinflussen können

1. Klarheit schaffen

Menschen können schwer Verantwortung übernehmen, wenn sie nicht wissen, was eigentlich erwartet wird.

Klare Ziele, Prioritäten und Verantwortlichkeiten reduzieren unnötige Unsicherheit.

Das bedeutet nicht, jeden Arbeitsschritt vorzuschreiben. Es bedeutet, deutlich zu machen, welches Ergebnis erwartet wird und welche Grenzen gelten.

2. Verantwortung passend übertragen

Verantwortung kann motivierend wirken, wenn ein Mitarbeiter sie übernehmen kann und möchte.

Sie kann aber genauso überfordern, wenn Erfahrung, Informationen oder notwendige Befugnisse fehlen.

Gute Delegation berücksichtigt deshalb Mitarbeiter und Aufgabe.

Richtig delegieren als Führungskraft →

3. Anerkennung konkret machen

Ein pauschales „gut gemacht" kann angenehm sein.

Deutlich hilfreicher ist häufig konkretes Feedback: Was war gut? Welche Wirkung hatte die Arbeit? Was sollte beibehalten werden?

Anerkennung sollte deshalb nicht als Motivationstechnik eingesetzt werden, sondern als ehrliche Rückmeldung zu tatsächlicher Leistung oder Verhalten.

4. Entwicklung ermöglichen

Nicht jeder Mitarbeiter möchte permanent die nächste Karrierestufe erreichen.

Viele Menschen möchten sich aber in bestimmten Bereichen verbessern, neue Verantwortung übernehmen oder interessante Aufgaben bearbeiten.

Führungskräfte sollten deshalb nicht automatisch Karriere mit Personalführung gleichsetzen. Entwicklung kann fachlich, persönlich oder in Richtung größerer Verantwortung stattfinden.

5. Entscheidungen erklären

Führungskräfte können nicht jede Entscheidung gemeinsam mit dem Team treffen.

Sie können aber häufig erklären, warum eine Entscheidung getroffen wurde.

Nachvollziehbarkeit schafft nicht automatisch Zustimmung. Sie verhindert jedoch, dass Mitarbeiter fehlende Informationen selbst mit Vermutungen füllen.

6. Hindernisse beseitigen

Manchmal fehlt Mitarbeitern keine Motivation, sondern sie arbeiten in schlechten Rahmenbedingungen.

Unklare Prozesse, fehlende Informationen, widersprüchliche Ziele oder unnötige Abstimmungen können Leistung behindern.

Eine Führungsaufgabe besteht deshalb auch darin, solche Hindernisse zu erkennen und – soweit möglich – zu beseitigen.

7. Verlässlich sein

Wer Erwartungen ausspricht, Zusagen macht oder Regeln setzt, sollte möglichst verlässlich damit umgehen.

Wenn Führungskräfte heute etwas verlangen und morgen selbst ignorieren, verlieren Regeln und Aussagen an Glaubwürdigkeit.

Verlässlichkeit ist deshalb keine Motivationsmethode. Sie ist eine Grundlage funktionierender Führung.

Was motiviert Mitarbeiter: Geld, Anerkennung, Sinn oder Autonomie?

Diese Frage wird häufig so gestellt, als müsste einer dieser Faktoren gewinnen.

In der Realität können mehrere gleichzeitig relevant sein – und ihre Bedeutung verändert sich abhängig von Person und Situation.

Geld

Vergütung ist ein realer Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und darf nicht kleingeredet werden.

Wenn ein Mitarbeiter seine Bezahlung als unfair empfindet, lässt sich das nicht automatisch durch Lob, Obstkorb oder mehr Sinn kompensieren.

Umgekehrt folgt daraus nicht, dass jede zusätzliche Gehaltserhöhung automatisch dauerhaft höhere Motivation erzeugt.

Anerkennung

Menschen möchten in unterschiedlichem Maß wahrgenommen werden.

Ehrliche Anerkennung kann wichtig sein. Sie verliert jedoch ihren Wert, wenn Führungskräfte sie künstlich oder nach einem festen Motivationsplan verteilen.

Sinn

Für manche Mitarbeiter ist es wichtig, zu verstehen, welchen Beitrag ihre Arbeit leistet.

Andere gewichten diesen Faktor weniger stark.

Führungskräfte sollten deshalb erklären können, warum eine Aufgabe relevant ist, ohne jede Tätigkeit künstlich mit einer großen Mission aufzuladen.

Autonomie

Entscheidungsspielraum kann Verantwortung und Eigeninitiative fördern.

Zu viel Freiheit ohne Klarheit kann bei anderen Mitarbeitern Unsicherheit auslösen.

Auch hier entscheidet die Situation.

Warum Obstkorb und Benefits das Führungsproblem nicht lösen

Obstkorb, Jobrad, Tischkicker, kostenlose Getränke oder andere Benefits können attraktive Bestandteile eines Arbeitsplatzes sein.

Problematisch wird es erst, wenn Unternehmen damit Führungsprobleme lösen wollen.

Ein Benefit ersetzt keine klare Kommunikation.

Er löst keinen Konflikt.

Er schafft keine verlässlichen Entscheidungen.

Und er ersetzt keine Entwicklungsmöglichkeiten.

Benefits können also durchaus geschätzt werden. Sie sind nur kein Ersatz für gute Führung.

Unmotivierter Mitarbeiter: zuerst Ursache klären

Wenn ein Mitarbeiter sichtbar weniger Engagement zeigt, sollte eine Führungskraft nicht sofort mit Motivationsmaßnahmen beginnen.

Zunächst muss verstanden werden, was sich verändert hat.

• Seit wann besteht die Veränderung?
• Betrifft sie alle Aufgaben oder nur bestimmte Bereiche?
• Sind Erwartungen klar?
• Gibt es Konflikte?
• Fehlen Ressourcen oder Informationen?
• Ist der Mitarbeiter unter- oder überfordert?
• Haben sich Aufgaben oder Verantwortlichkeiten verändert?
• Gibt es ein Problem in der Zusammenarbeit?
• Gibt es Faktoren, die außerhalb der Führungssituation liegen?

Nicht jede Ursache kann oder muss von der Führungskraft gelöst werden.

Der Mitarbeiter bleibt selbst verantwortlich dafür, vereinbarte Leistung zu erbringen.

Führung bedeutet deshalb nicht, jede fehlende Motivation zu entschuldigen.

Was tun, wenn der Mitarbeiter trotz allem nicht will?

Führungskräfte müssen zwischen Können, Wollen und Rahmenbedingungen unterscheiden.

Kann ein Mitarbeiter eine Aufgabe noch nicht, braucht er möglicherweise Unterstützung oder Entwicklung.

Kann er sie grundsätzlich, versteht aber Ziel oder Priorität nicht, fehlt vielleicht Klarheit.

Kann er sie und kennt die Erwartung, entscheidet sich aber dauerhaft dagegen, entsteht eine andere Führungssituation.

Dann reicht die Frage nach Motivation nicht mehr. Eine Führungskraft muss Erwartungen, Verantwortung und Konsequenzen klar ansprechen. Bei formalen Personalmaßnahmen sollten die zuständigen internen oder externen Fachstellen einbezogen werden.

Motivation und situative Führung

Motivation zeigt besonders deutlich, warum ein einheitlicher Führungsstil zu kurz greift.

Ein Mitarbeiter möchte viel Eigenverantwortung. Ein anderer benötigt bei einer neuen Aufgabe zunächst stärkere Orientierung. Ein Mitarbeiter reagiert positiv auf öffentliche Anerkennung. Ein anderer empfindet genau das als unangenehm.

Führungskräfte benötigen deshalb einen Werkzeugkoffer und müssen beobachten, welches Führungsverhalten bei Person, Aufgabe und Situation sinnvoll ist.

Motivation ist nicht dasselbe wie Zufriedenheit

Ein zufriedener Mitarbeiter muss nicht automatisch besonders leistungsbereit sein.

Und ein sehr leistungsorientierter Mitarbeiter kann mit bestimmten Bedingungen gleichzeitig unzufrieden sein.

Begriffe wie Motivation, Zufriedenheit, Bindung und Engagement sollten deshalb nicht einfach gleichgesetzt werden.

Für Führungskräfte ist vor allem relevant, konkrete Verhaltensweisen und Situationen zu betrachten: Was funktioniert? Wo verändert sich Leistung? Welche Erwartungen bestehen? Was behindert gute Arbeit?

Das ist im Führungsalltag häufig hilfreicher als die Suche nach einem einzigen abstrakten Motivationswert.

Mitarbeitermotivation im Team

Motivation ist individuell, entsteht aber nicht unabhängig vom Team.

Zusammenarbeit, wahrgenommene Fairness, gegenseitige Unterstützung und Konflikte können beeinflussen, wie Menschen ihre Arbeit erleben.

Wenn ein Team dauerhaft unter Spannungen leidet, hilft deshalb möglicherweise kein individuelles Motivationsgespräch.

Dann muss die Führungskraft das Teamproblem betrachten.

Konfliktmanagement für Führungskräfte →

Typische Fehler bei der Mitarbeitermotivation

Alle gleich motivieren

Unterschiedliche Mitarbeiter werden behandelt, als hätten sie dieselben Bedürfnisse.

Motivation mit guter Laune verwechseln

Ein Mitarbeiter muss nicht jeden Tag begeistert auftreten, um zuverlässig und leistungsbereit zu arbeiten.

Nur über Benefits sprechen

Zusatzleistungen sollen Probleme kompensieren, deren Ursache eigentlich in Führung, Organisation oder Zusammenarbeit liegt.

Anerkennung künstlich einsetzen

Lob wird nach Schema verteilt und wirkt dadurch unglaubwürdig.

Keine klaren Erwartungen formulieren

Die Führungskraft möchte motivieren, hat aber nie deutlich erklärt, welche Leistung tatsächlich erwartet wird.

Probleme persönlich nehmen

Sinkende Motivation wird sofort als mangelnde Loyalität oder schlechte Einstellung interpretiert.

Verantwortung vollständig bei der Führungskraft sehen

Die Führungskraft glaubt, sie müsse jeden Mitarbeiter dauerhaft motiviert halten. Damit übernimmt sie Verantwortung, die auch beim Mitarbeiter selbst liegt.

Wie Führungskräfte Motivation im Mitarbeitergespräch ansprechen können

Ein Motivationsproblem lässt sich selten mit der Frage lösen: „Warum sind Sie so unmotiviert?"

Hilfreicher sind konkrete Beobachtungen und offene Fragen.

Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass Sie sich in den letzten Wochen deutlich weniger an den Projektbesprechungen beteiligen und zwei Aufgaben später abgeschlossen wurden als vereinbart. Wie erleben Sie die aktuelle Situation?"

Die Führungskraft beschreibt zunächst ihre Beobachtung und lässt Raum für die Perspektive des Mitarbeiters.

Erst wenn klarer ist, was hinter der Veränderung steckt, lässt sich sinnvoll über Lösungen sprechen.

Mitarbeitergespräche richtig führen →

Wie Unternehmen Motivationskompetenz ihrer Führungskräfte entwickeln können

Mitarbeitermotivation ist kein isoliertes Führungsthema.

Sie hängt unter anderem mit Kommunikation, Delegation, Feedback, Rollenverständnis, Konflikten und situativer Führung zusammen.

Führungskräfte können lernen:

• Bedürfnisse nicht vorschnell zu unterstellen,
• gute Fragen zu stellen,
• klare Erwartungen zu formulieren,
• Verantwortung passend zu übertragen,
• Anerkennung konkret zu geben,
• Demotivationsfaktoren zu erkennen,
• unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedlich zu führen,
• eigene Grenzen der Einflussnahme zu erkennen.

Ein Seminar kann dafür Grundlagen und Werkzeuge vermitteln.

Schwierig wird es häufig erst bei konkreten Mitarbeitern und realen Situationen. Diese Erfahrungen können anschließend in Coaching oder Coachsulting reflektiert werden.

Mitarbeitermotivation in FKEP Complete

Mitarbeitermotivation ist ein eigenes Modul innerhalb von FKEP Complete.

Das Thema wird dort nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil eines größeren Führungszusammenhangs. Denn Motivation hängt in der Praxis häufig mit Kommunikation, Delegation, Konflikten, Mitarbeitergesprächen und der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zusammen.

FKEP Complete läuft über zwölf Monate und verbindet individuell ausgewählte Seminarmodule mit regelmäßigen individuellen Coaching-Calls, Online-Nachbereitung und auf Wunsch Coachsulting im Arbeitsalltag.

Dadurch können Führungskräfte Erfahrungen mit konkreten Mitarbeitern nach einem Seminar erneut aufgreifen und reflektieren.

• 12 Monate Laufzeit
• 2–3 Präsenzseminare à 2 Tage
• 2–3 Online-Seminare à 1 Tag
• Coaching-Calls alle 3–4 Wochen, je Teilnehmer einzeln, ca. 45 Minuten
• Online-Nachbereitung
• Coachsulting vor Ort auf Wunsch
• Preis: ab 7.900 € netto pro Teilnehmer zzgl. gesetzlicher MwSt.

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Fazit: Mitarbeiter lassen sich nicht auf Knopfdruck motivieren

Führungskräfte können Motivation nicht garantieren.

Sie können aber sehr viel dafür tun, dass Mitarbeiter unter guten Bedingungen arbeiten können.

Dazu gehören klare Erwartungen, passende Verantwortung, ehrliches Feedback, verlässliche Führung, funktionierende Zusammenarbeit und die Bereitschaft, unterschiedliche Mitarbeiter nicht automatisch gleich zu behandeln.

Und manchmal besteht gute Führung auch darin, anzuerkennen, dass die Ursache fehlender Motivation nicht durch noch mehr Motivationstechniken gelöst wird.

Deshalb beginnt Mitarbeitermotivation nicht mit einem Trick.

Sie beginnt mit Beobachtung, Gespräch und guter Führung.

Florian Rejmanski

Gründer und Geschäftsführer von Akademie Wissen. Berater und Coach für Führungskräfteentwicklung in mittelständischen Unternehmen.